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Clínica do Leite

Razões da falta de sucesso na implantação da gestão

Razões da falta de sucesso na implantação da gestão

Texto: Prof. Dr. Paulo Machado

 Nem todos os alunos do curso MDA implementam em suas empresas os conceitos de gestão na sua totalidade. Por que isso ocorre? Quais são as dificuldades? Muitas vezes a implantação não é feita por falta de ferramentas, mas outras, por falta de disciplina.

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 Começamos a disponibilizar o Sistema MDA para os produtores de leite por volta de 2001. Estamos atualmente na vigésima edição do curso, que está sendo oferecido aos produtores da Cooperativa Frísia em Carambeí, no Paraná. Desde então são cerca de 800 pessoas capacitadas. O Sistema tem como propósito “mudar a forma de pensar e de enfrentar as coisas da vida pessoal e profissional, de maneira a sermos mais felizes e termos sucesso na pecuária de leite”.

Logo no início do curso, uma das perguntas que os alunos sempre fazem é: “quem já implantou na totalidade as ferramentas e seus conceitos?”. Minha resposta é que todos já implantaram uma parte ou outra. Alguns quase que 100%, outros muito menos. De qualquer maneira, fico sempre me questionando se não deveríamos ter sempre 100% de implantação, visto que, invariavelmente, todos gostam muito dos conceitos e têm a intenção de implantar, mas nem todos os implantam.

Estudando o assunto, vi que este fenômeno (a intenção de fazer alguma coisa e a sua não efetiva realização) é bastante comum a todo ser humano. Um trabalho recente realizado na Holanda levantou junto aos produtores de leite qual era a intenção deles em reduzir a CCS dos seus rebanhos, e foi observado que 92% responderam positivamente, mas, de fato, somente 12% conseguiram o intento (The Role of Communication in Improving Udder Health in Veterinary Clinics of North America Food Animal Practice 28(2):363-79·Junho 2012).

No caso do MDA, fizemos uma pesquisa para entender as causas da não implantação do Sistema na sua totalidade e chegamos a 5 principais causas:

  1. Ser um líder ausente;
  2. Querer organizar os processos e desmotivar as pessoas;
  3. Começar bem e depois desanimar;
  4. Padronizar inadequadamente os processos;
  5. Não acompanhar os processos.

 

Ser um líder ausente

Líder ausente é aquela situação em que o dono, após tomar conhecimento do Sistema MDA, fica muito empolgado para implantá-lo, convoca todos os empregados, inclusive o gerente e o consultor, e discursa que quer tudo funcionando rapidamente, seguindo as recomendações da Clínica do Leite. Incentiva o pessoal, fala da importância da implantação do MDA, que a produção vai aumentar, os custos vão cair, todo mundo vai trabalhar feliz e engajado, mas ele próprio não muda seu comportamento. Não acompanha os trabalhos, não analisa os resultados dos processos, não faz as reuniões semanais e mensais. Ou seja, continua a se comportar exatamente como se comportava anteriormente. A mudança de comportamento realmente não é fácil. Existem muitas barreiras que nos impedem de termos os comportamentos que desejamos ter. Dentre elas, a principal é a falta de tempo. Vemos muitas pessoas saírem do curso MDA e comentar que, apesar de interessados em fazer mudanças, quando voltam para a fazenda enfrentam as mesmas situações de antigamente, como telefone tocando, funcionário faltando, vendedor aparecendo na fazenda e, quando ele olha para trás, o ano passou e nada implantou. Organizar a agenda é o primeiro passo para conseguir mudar este comportamento. Em nossas pesquisas vimos que os produtores utilizam somente 25% do tempo deles em coisas que chamamos importantes mas não urgentes, que são justamente aquelas relacionadas ao gerenciamento do negócio. Deveriam utilizar mais de 50% do tempo nestas tarefas. Para que esta mudança ocorra, há necessidade de reorganizar a agenda pessoal, tendo clara a visão do negócio. 

 

Querer organizar os processos e desmotivar as pessoas

Uma das principais causas disso acontecer é não entender os fatores desmotivadores das pessoas. Em nossos levantamentos vimos que a falta de participação nas decisões de como realizar as tarefas é a causa principal de desmotivação dos empregados. Os empregados (operadores) são aqueles que, de fato, conhecem as limitações na execução das tarefas. Eles conhecem as vacas, os equipamentos, as instalações, o clima e as demais pessoas. Quando vem uma pessoa de fora, por exemplo um consultor, e este define como as tarefas devem ser feitas sem consultar os operadores, ocorre grande desconforto entre os empregados, levando a baixa moral e desengajamento com os resultados. Os empregados, como dizemos no MDA, são os experts nos processos e, obrigatoriamente, devem participar na definição dos procedimentos operacionais.

 

Começar bem e depois desanimar

Isto é muito comum em vários aspectos de nossas vidas. Começamos a fazer regime, por exemplo, e paramos em seguida; começamos a fazer ginástica e paramos em seguida. É comum. A psicologia social é pródiga nas explicações. Para mim, a principal causa deste fato é a falta de um problema concreto que leve a um propósito mais nobre e que nos entusiasme. Quando temos um problema concreto, como uma doença por exemplo, fica muito mais fácil aderirmos ao tratamento. No caso da pecuária de leite os produtores não conseguem definir claramente o problema que têm. Dizem que são os empregados, a falta de recursos, o preço do leite, o custo de produção, o governo, o clima, o barro, a seca, etc. Deveríamos olhar a situação de outra maneira. Ao invés de focarmos nos problemas, deveríamos analisar onde queremos chegar, nossa visão. Se, por exemplo, a visão do dono for “ter um negócio arrumado, organizado, onde todos trabalhem felizes, onde todos têm segurança graças ao atendimento das necessidades do mercado”, os problemas passam a ser oportunidades e desafios, envolvendo a todos num propósito mais nobre. Como consequência, todos se energizam e se ajudam, mantendo a chama da melhoria acesa.

 

Padronizar inadequadamente os processos

Um dos princípios do MDA é reduzir variação dos resultados. Para tanto, é preciso padronizar as tarefas dos processos, o que é conseguido através da elaboração de procedimentos operacionais (POs) e muito treinamento. Tudo certo, porém, algumas vezes as pessoas escrevem procedimentos que somente quem os escreveu entende e, além disso, os armazena em locais inacessíveis a quem de fato os utiliza. Isto leva a um total desalinhamento do que é escrito com o que é feito. Além disso, como com o tempo as tarefas vão sendo naturalmente alteradas sem que seja refeito o que está escrito, acaba-se abandonando a ferramenta, retornando-se ao estado original. Nós da Clínica do Leite estamos trabalhando fortemente nesta área, pois acreditamos que é fundamental que se cumpra os POs. Para tanto, contratamos especialistas em facilitar as tarefas e a desenhá-las de maneira que seja prazeroso utilizar as ferramentas pelos empregados. Esta é uma nova ciência chamada de Design Thinking que estamos empregando para engajar os empregados.

 

Não acompanhar os processos

Consegue-se bom resultado fazendo as coisas certas na primeira vez. Para tanto, é preciso que os operadores executem as tarefas como combinado, que os supervisores (quando houver) acompanhem os operadores e corrijam imediatamente as tarefas executadas inadequadamente, que os gerentes acompanhem o trabalho dos supervisores e analisem os resultados de maneira a identificar problemas não percebidos visualmente, que sejam identificadas as causas raízes dos problemas e elaboradas as contramedidas para eliminá-las definitivamente.

Uma vez por mês o dono deve verificar se os interessados nos negócios (clientes, proprietários, empregados e sociedade) estão com suas necessidades atendidas e, se não, medidas corretivas devem ser tomadas.

Notem que cada função na fazenda tem uma missão muito bem definida e distinta. Uma das causas da não implantação do MDA é justamente a dificuldade em organizar isto. Muitas vezes não é feito por falta de ferramentas, outras, por falta de disciplina. Mais uma vez, nesta área, estamos iniciando um trabalho que acreditamos será muito frutífero. Ele envolve um Sistema de Informações e de Comunicação que manterá o produtor conectado às suas tarefas. Veremos os resultados num futuro próximo.

Agora temos mais claras as razões pelas quais os produtores não implantam o Sistema MDA na sua totalidade. Desta forma, estamos focados em melhorar. A propósito, este é um dos princípios do MDA: a melhoria continua. Acreditamos que, com as novas ferramentas, conseguiremos facilitar a implantação, reduzir barreiras e fazer com que os produtores tenham mais sucesso.

 

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