Gestão de empresas produtoras de leite - Sistema MDA: Organização do negócio sistema de informações

Texto: Paulo Fernando Machado

No artigo anterior, discutimos a Organização do Negócio. Foi proposto que as atividades da fazenda de produção de leite sejam organizadas em processos. Que estes sejam agrupados e que sejam definidos setores na propriedade. Que cada setor deve ter um responsável e que a forma de executar as tarefas sejam definidas e documentadas, criando-se protocolos operacionais. Finalmente, foi sugerido que sejam definidas metas para os processos. Nesse artigo, discutiremos como estabelecer os indicadores e suas metas. Além disso, mostraremos um sistema para coleta, armazenamento e processamento de dados para cálculo das metas e para diagnóstico de problemas quando as metas não são atingidas.

Os indicadores são o produto de um sistema de informações e servem para acompanhar se os protocolos estão corretos, se estão sendo cumpridos e, principalmente, se estamos atendendo às necessidades dos interessados no negócio. Isso significa que precisamos ter indicadores que mostrem se o negócio vai bem na perspectiva do proprietário (financeira), da indústria (qualidade do leite e volume), dos processos (zootécnicos) e das pessoas/funcionários (motivação), lembrando sempre que a meta final de qualquer negócio é obter lucro sustentável, competitivo com outras aplicações financeiras.

Para que os indicadores sejam calculados há necessidade de se coletar dados. Os dados podem ser agrupados em: dados zootécnicos (data do parto, produção de leite, etc.), dados financeiros (gastos, inventário, etc.), dados ligados aos clientes e dados relacionados com os funcionários. Em função do grande número de indicadores que se pode ter na pecuária de leite, deve-se utilizá-los somente para aquilo que afete o resultado, ou seja, não se deve medir o que não for usado. Cada caso é um caso, cada fazenda deve definir quais são os seus indicadores e qual a frequência que eles devem ser medidos. Não importa o número de indicadores, o que de fato importa é a efetividade com que são utilizados. Eventualmente, pode-se ter apenas um único indicador, desde que este seja utilizado. O que ocorre na grande maioria das propriedades é que se têm centenas de indicadores, porém, estes não são utilizados.

Como indicadores ligados aos clientes (indústria) teríamos, por exemplo, a contagem de células somáticas, a contagem bacteriana, a porcentagem de gordura e proteína do leite, o volume de leite entregue e o número de ocorrências, como presença de antibióticos. Como exemplo de indicadores financeiros teríamos o valor em R$ no caixa, o custo de produção, a margem líquida, o giro do capital e o retorno sobre o capital. Quanto aos indicadores de eficiência nos processos poderíamos ter o volume de leite por vaca em lactação, o pico e persistência de produção, a taxa de prenhez, a taxa de observação de cios e a de concepção, a prevalência de mastite subclínica, a taxa de novas infecções e a de curas, a ocorrência de doenças do peri-parto, o teor de ureia no leite, a taxa de acidose subclínica, a idade ao primeiro parto, e o ganho de peso das novilhas. Poderíamos, também, ter indicadores de verificação, como o índice de sujidade de tetos, a taxa de ocupação de camas, o tamanho relativo de partículas da dieta, a porcentagem de carboidrato não estrutural na dieta das vacas, a porcentagem de sobras de alimentos, as perdas de estoque, etc. que, se não estivessem fora dos padrões definidos, garantiriam o alcance das metas de produção.

Deve-se ter indicadores somente para PO’s já feitos e implementados, pois, sem rotina, não é possível que se tenha segurança nos números e, portanto, não se saberá se os processos estão fora de controle.

Para o cálculo de todos estes indicadores é necessário dispor de um sistema de informações mais complexo. A Clínica do Leite desenvolveu um sistema – O Sistema de Informações MDA - com o objetivo de auxiliar o produtor a melhorar a gestão do seu negócio e garantir a sustentabilidade do mesmo, além de servir como banco de dados para pesquisas da Universidade de São Paulo.

O Sistema de Informações MDA da Clínica do Leite

A avaliação do desempenho da exploração leiteira somente se faz a partir da análise criteriosa e adequada dos dados obtidos na atividade.

Um sistema adequado deve levar em consideração as particularidades da pecuária leiteira como, por exemplo, o longo tempo de maturação de muitos eventos (idade de primeira cria); o perigo das médias (como exemplo pode-se citar o número de dias abertos das vacas - as vacas abertas por período longo superestimam os valores); a definição correta da população de risco (por exemplo, a retirada de animais descartados dos cálculos reprodutivos); o cálculo de porcentagens, quando se tem pequeno número de animais; dentre outros.

Também, deve-se estar ciente que existe grande diferença entre o significado de dados e de informações. Dados são medidas coletadas, como produção de leite, ou determinadas, como contagem de células somáticas; enquanto que informações são os dados processados de maneira a servirem como base para ações.

É preciso lembrar que coeficientes não são informações.  Coeficientes se tornam informações quando são significativamente diferentes de um padrão. Por exemplo, em um rebanho de 200 vacas em lactação, se ocorrerem 20 partos no mês, a taxa de retenção de placenta poderá variar entre 5% e 25%, e não será considerada diferente do padrão de 15%. Haveria necessidade de esperarmos 3 meses, e um total de 60 partos, para que os limites, inferior e superior, fossem de 10% e 20%.

Esta visão de sistema de informação nos coloca frente a dois problemas. O primeiro, é o de como definir o padrão. Pode-se usar valores médios da raça, do sistema de produção, da região, fisiológicos, etc. Nós, da Clínica do Leite, utilizamos padrões internos, ou seja, selecionamos os animais que servirão como modelo dentro da própria exploração. Por exemplo, se quisermos saber o impacto do estresse térmico sobre a taxa de concepção, comparamos animais que pariram no verão com os que pariram no inverno.

Já o segundo problema, está no risco de ficarmos à mercê da estatística para tomar decisões. É preciso ter conhecimento estatístico e biológico para saber quando interferir. Há situações nas quais não se deve fazer nenhuma análise para se tomar a decisão. Por exemplo, a simples ocorrência de 1 caso de tuberculose é suficiente para que se tomem medidas imediatas, independentemente de cálculos. Também, quando estamos frente a um rebanho pequeno (menos do que 100 vacas em lactação) as análises estatísticas deixam de ser sensíveis. Nesse caso, deve-se observar o número de ocorrências e, com experiência, tomar as decisões.

Um erro frequente, também, é o de se ter muitas informações e pouca ação. Temos vivenciado nos últimos 10 anos grande número de produtores que se cercam de muitas informações, mas que não tomam medidas para solucionar os problemas. É preciso estar ciente que informações não resolvem problemas. Ações resolvem problemas. Ou seja, as informações precisam ser transformadas em ações.

Estrutura básica do Sistema de Informações MDA da Clínica do Leite

O Sistema de Informações MDA é composto por 4 partes:

1- Sistema de coleta e armazenamento de dados;

2- Suporte de análises laboratoriais;

3- Sistema de processamento de dados;

4- Serviço de treinamento dos usuários.

1- O Sistema de coleta e armazenamento de dados zootécnicos utiliza o software Agenda. Os dados mínimos que devem ser coletados e armazenados são: produção de leite, data de coberturas e cios, data de diagnóstico de prenhez, data de secagem, data de parto, data de morte, data de descarte, análise de leite para gordura, proteína, ureia, contagem de células somáticas; peso e altura de novilhas; condição corporal de vacas à secagem, na primeira cobertura, de 6 a 12 dias após o parto, e de 50 a 70 dias após o parto.

De posse desses dados é possível obter informações administrativas, ou seja, selecionar animais por exceção para execução de tarefas como: observar cios, identificar animais doentes, animais a serem cobertos, animais para secar, animais que vão parir, animais para vacinar, animais para aplicar BST, animais para mudar de lote, animais para pesar, animais para diagnóstico de prenhez ou problema reprodutivo, ou para sincronizar cio. É possível, também, fazer relatórios personalizados, selecionando os animais em função de qualquer dado coletado como, por exemplo, animais que tiveram mastite clínica nos últimos 30 dias, de primeira cria, de até 100 dias de parição, etc.

2- O suporte de análises laboratoriais se refere às análises de gordura, proteína, lactose, sólidos totais, ureia, contagem de células somáticas e contagem bacteriana total. Elas podem ser realizadas nos laboratórios credenciados pelo Ministério da Agricultura, que compõem a Rede Brasileira de Laboratórios de Análise do Leite (RBQL). A Clínica do Leite possui um desses laboratórios.

De posse das análises é possível avaliar a adequação das dietas dos animais, a ocorrência de mastite e a higiene e conservação do leite. A coleta das amostras para análise deve seguir normas estabelecidas, que se encontram a disposição dos interessados no Portal Clínica (www.clinicadoleite.com.br).

3- O Sistema de processamento de dados utiliza o software Gerencial Zootécnico e Financeiro. Ele permite responder a questões do tipo:

- Tenho problemas na minha exploração?

- Onde estão os problemas?

- Qual o impacto dos problemas na eficiência do meu negócio?

- Qual a causa dos problemas?

- Como está o desempenho de meu negócio em comparação com outros rebanhos (benchmarking)?

Por exemplo, na figura abaixo podem ser observados os coeficientes zootécnicos de uma exploração leiteira na qual a produção de leite esperada por matriz era de 28 kg e, no entanto, observou-se produção de somente 25 kg. A pergunta que se faz é: Por que? Será que existem problemas no pico de produção dos animais, ou na persistência? E quanto ao número de vacas em lactação em relação ao de matrizes?  Está normal?  Se não está, as razões seriam devido a um problema reprodutivo? E, se for o caso, onde deveremos concentrar nossos esforços? Na observação do cio ou na fertilidade dos animais?

A análise da figura abaixo mostra que o problema não se relaciona com a produção dos animais, mas sim, com a porcentagem de vacas em lactação que está baixa. Esta baixa porcentagem é devido à baixa taxa de concepção na primeira cobertura, visto que, nem a observação de cio, nem o número de dias do parto até a primeira cobertura, estão estatisticamente diferentes do esperado (em vermelho).

O trabalho, no entanto, ainda não acabou. Para que possamos melhorar o desempenho desta empresa é preciso identificar as causas da baixa taxa de concepção na primeira cobertura. Para tanto, precisamos identificar os possíveis fatores que afetam este coeficiente e compará-los com padrões.

Na tabela 1, este exercício é realizado. Os animais são separados em animais de primeira cria e os demais, e são analisados os efeitos de diferentes fatores sobre a taxa de concepção. Observa-se que os coeficientes relacionados à condição corporal estão estatisticamente diferentes dos padrões (em vermelho). Os animais de primeira cria estão chegando magros ao parto e, os demais, não somente estão chegando magros, como também estão perdendo peso além do normal após o parto. Para solucionar o problema deve-se reavaliar as dietas no pré-parto, as instalações e o manejo na maternidade.

4- O treinamento dos usuários do sistema é realizado no curso MDA. Todo o trabalho exemplificado acima exige um treinamento adequado dos usuários para que possam utilizar, de maneira eficiente, todas as ferramentas de trabalho oferecidas pela Clínica do Leite. Para tanto, a Clínica oferece um programa de cursos presenciais onde todos estes aspectos são discutidos de maneira teórica e prática, por meio de visitas a fazendas leiteiras. Este curso tem duração de 80 horas, divididas em módulos que ocorrem a intervalos de 30 a 45 dias.

Pelo exposto, observa-se que a implantação de um Sistema de Informações não é uma tarefa fácil. Há necessidade de se ter um bom sistema quanto à capacidade e facilidade de armazenamento  e recuperação dos dados, bastante disciplina para mantê-lo atualizado e, além disso, saber fazer as perguntas certas para se conseguir as respostas adequadas. No entanto, dado à complexidade da pecuária de leite e suas baixas margens de lucro, ele é fundamental para o sucesso do negócio.

No próximo artigo discutiremos a organização das pessoas na fazenda de produção de leite.