Gestão de empresas produtoras de leite - Sistema MDA: Organização do Negócio

Texto: Paulo Fernando Machado

No artigo anterior discutimos o Plano de Negócios. Nele foi definido como termos a visão de futuro da empresa, onde se quer chegar e os meios para tanto (número de vacas, produção de leite diária, número de pessoas, sistema de produção, etc.). Feito isto, é necessário, agora, organizar os meios de produção.

A maneira mais fácil de organizar os meios de produção é por meio da análise dos processos produtivos. O principal produto da empresa é o leite. Para que se tenha o leite é necessário ter vacas alimentadas, sadias, confortáveis e à disposição para serem ordenhadas. Isso nos indica que temos vários processos como o de ordenha, de alimentação, de limpeza e manutenção de instalações, de criação e de manejo das vacas. Se acompanharmos esses processos poderemos saber claramente quais são as atividades a serem realizadas dentro dos mesmos, quem são as pessoas responsáveis por essas atividades, quanto tempo elas demoram para serem executadas e o(s) produto(s) do processo. Além disso, é possível saber quem são os interessados imediatos no(s) produto(s) e o que eles desejam desse(s) produto(s). Indo além, poderemos definir indicadores para se verificar se o processo está sendo bem executado – o que será discutido em artigo posterior.

Para facilitar a visualização dos processos escrevemos o fluxograma do processo. Ele é escrito, utilizando elementos gráficos, sendo convencionalmente utilizados retângulos para tarefas (como ordenhar, inseminar, distribuir, etc.), losangos para decisões (doente – sim ou não, sujo – sim ou não, etc.) e círculos para ligação com outro processo. Para escrever o processo é preciso definir primeiramente o início e o fim do mesmo, acompanhar o funcionário na execução das atividades, organizá-las em uma sequência lógica e escrevê-las com o uso dos símbolos mencionados.

Um exemplo de processo é o mostrado na Figura 1. Ele representa o processo de ordenha em uma fazenda.

Outro exemplo é o da figura 2.

Ele representa o processo de alimentação dos animais. Nessa propriedade, as operações de alimentação podem ser descritas da seguinte maneira:

ÍNÍCIO: O Nardo, responsável pela alimentação dos animais sabe que precisa estar com a dieta na frente das vacas quando as mesmas retornam da ordenha, e que a ordenha é realizada 3 vezes ao dia. Assim, ele, logo cedo, às 6h00, passa pelos cochos das vacas em lactação e verifica/anota o escore de cocho. Em seguida se dirige ao centro de manejo de alimentação e verifica se o trator do trato está OK e se a carreta TMR está limpa e pesando corretamente. Daí, define a quantidade de alimento que ele vai colocar em cada cocho e digita no computador da TMR. Se dirige então às baias de alimentos secos e carrega a máquina (deixando-a misturando) com milho, farelo de soja, polpa de laranja, mineral e caroço de algodão. Em seguida, vai até a bola de pré-secado (previamente picada pelo Nego) e carrega o volumoso. Vai então até o silo e carrega a silagem, procurando ¨faciar¨ perfeitamente o material (também, previamente, o Nego tinha afastado o plástico de cobertura da silagem o suficiente para a fatia a ser consumida no dia e retirado o material impróprio para consumo e levado para a compostagem). Em seguida, vai até o silo de cevada e a carrega. Deixa, então, a máquina misturando por 8 minutos e verifica se a mistura está homogênea. Se sim, desliga a TMR e dirige o trator até o 1º.cocho que está limpo (o Guinho tinha limpado o cocho e levado as sobras até o silo de silagem de milho e as empilhado), quando as vacas estão entrando no curral. Distribui o alimento de maneira uniforme e se dirige ao 2º. cocho, fazendo o mesmo até que a TMR esteja vazia. Retorna então ao centro de alimentação e repete as operações até que todos os 7 cochos estejam cheios.  Em seguida, retorna ao centro de manejo e começa a preparar a dieta das vacas pré-parto. Os ingredientes são diferentes, mas a sequência é a mesma. Como o número de refeições para essa categoria é de somente duas, o Nardo calcula a quantidade da primeira refeição, procurando não encher muito o cocho para que possa fazer o acerto final da quantidade na última refeição do dia. Em seguida , retornando ao centro de alimentação, ele coloca a sobra das vacas na TMR e completa a carga com silagem de aveia para, posteriormente, distribuir nos cochos das novilhas (elas recebem somente uma refeição por dia). Após terminar a alimentação das novilhas, o Nardo vai almoçar, às 11h00. Às 13h00 ele recomeça o trabalho, fazendo, novamente, as dietas para as vacas em lactação e finaliza seu trabalho, às 16h00. O Nego, também da alimentação, recebe do Nardo a orientação da quantidade de dieta que deve fazer para as vacas no pré-parto e prepara e distribui esta dieta. Em seguida, vai picar mais pré-secado e limpar o silo para o dia seguinte. Terminadas estas tarefas, começa a preparar a última dieta do dia, para as vacas em lactação, às 22h00. Agora, ao invés de começar pelo lote 1, ele começa pelo lote 7 e termina no 1, às 02h00. FIM.

Devem ser escritos os demais processos já mencionados, como o de limpeza e manutenção de instalações, de criação e de manejo dos animais. No caso de manejo dos animais existem atividades sequenciais que podem ser caracterizadas como processos, como as de reprodução, por exemplo, e outras atividades que são isoladas e não sequenciais como vacinação, por exemplo.

Tendo escrito os processos ou listadas as atividades isoladas, é preciso, agora, escrever como executar as atividades críticas dentro de cada processo. São os protocolos operacionais (PO). Uma atividade pode ser definida como crítica em função de sua importância na obtenção do produto final, de seu custo, de sua dificuldade de execução ou quando várias pessoas são responsáveis pela mesma. Por exemplo, a ordenha das vacas é uma atividade crítica, assim como o é a inseminação. Um exemplo de PO é o que segue na imagem:

Outras atividades importantes no negócio, mas não ligadas aos animais, são as atividades administrativas, como as de compra de insumos, de peças, as relacionadas aos recursos humanos, como contratações, demissões, pagamentos de salários, etc. Mais uma vez, aqui, é possível identificar processos e atividades isoladas e escrever seus respectivos POs.

Percebe-se, agora, que os processos ou atividades não sequenciais podem ser agrupados e, com isso, formar setores na propriedade. No Sistema MDA definimos os setores ilustrados na Figura 3:

No setor de serviços externos são agrupadas todas as atividades de apoio, que não estão relacionadas diretamente com os animais, como limpeza e manutenção de instalações, coleta de lixo, de esterco, compostagem, plantio de milho, confecção de silagem, etc. No de criação, as de colostragem, alimentação e tratamento de doenças dos bezerros, limpeza do bezerreiro, e a criação das novilhas até determinada idade. No de produção, as atividades de manejo dos animais, desde a idade que saem do setor de criação até o descarte dos mesmos, como inseminação, aplicação de BST, etc.

A importância da setorização está no fato de podermos encarregar o setor para determinada pessoa e, com isso, criar responsabilidade pelos resultados e pelas ocorrências, garantindo, assim, que a eficácia das atividades estejam dentro das metas estabelecidas, lembrando que as mesmas serão definidas pelos usuários (ou clientes) do(s) produto(s) do setor. É possível, também, a partir destas definições, esclarecer a missão do setor. Quando a missão é definida dessa maneira, os empregados passam a saber exatamente a finalidade maior de suas tarefas e se comprometem com os resultados. O setor de ordenha, por exemplo, teria como missão ¨Ordenhar completamente os animais, sem prejudicá-los, no  tempo adequado,  conservando a qualidade natural do leite¨.